3 kroki do ciągłego doskonalenia procesów

Adam

W ciągu ostatnich kilku miesięcy mówiliśmy o tym, jak ważne jest korzystanie z danych, które można wykorzystać w działaniu, o jednym ze sposobów zwiększania rentowności przez wiodące firmy (State of the Union i Profitability) oraz o tym, jak zwiększyć poczucie pilności w firmie (Nine Steps to Create a Culture of Urgency). W tym blogu porozmawiamy o tym, jak działać na podstawie pomiarów w celu poprawy procesów. Pomiar danych, na podstawie których można podjąć działania Zbyt często dane zbierane w operacjach nie nadają się do działania. Na przykład, wiele firm zbiera i raportuje ilość wydruków. Ale czy ilość wydruków to dane, które można wykorzystać? Z definicji, dane użyteczne oznaczają, że można na nich działać, a następnie określić, czy dana zmiana pomogła, czy zaszkodziła produkcji. Aby dowiedzieć się, czy Twoje dane są użyteczne, zastanów się nad następującą kwestią: jeśli Twój pomiar wzrasta lub spada w czasie, co by to oznaczało i w jaki sposób wykorzystałbyś te dane? Na przykład, jeśli mierzysz wolumen druku w ciągu 9 miesięcy i i zauważył tendencję wzrostową, co by to oznaczało? Mógłbyś dojść do wniosku, że Twoi handlowcy sprzedają więcej lub że warunki biznesowe uległy poprawie. Twoim działaniem mógłby być zakup kolejnej maszyny. Z drugiej jednak strony, mogłoby to również oznaczać, że pracownicy popełniają błędy i wyrzucają więcej papieru, co doprowadziłoby do podjęcia zupełnie innych działań. W tym przypadku lepszymi danymi byłby stosunek objętości do ilości odpadów, co doprowadziłoby do podjęcia lepszych decyzji. Analiza przyczyn źródłowych Identyfikacja niewłaściwych przyczyn źródłowych może prowadzić firmy w kierunku bezproduktywnych rozwiązań. Firmy często wskazują na dział prepress jako przyczynę błędów w prasowni, a następnie tworzą proces kontroli, aby rozwiązać ten problem. Jeśli jest to niewłaściwa przyczyna źródłowa, proces kontroli może się rozrosnąć i stać się procesem nadmiernej kontroli. W tym przykładzie, podstawową przyczyną mogło być złe przygotowanie plików przez klientów. Ogólnie rzecz biorąc, istnieje tylko kilka możliwych przyczyn źródłowych:

Pracownicy produkcji nie zostali odpowiednio przeszkoleni Problemy z wyposażeniem lub konserwacją Problemy z kontrolą jakości, takie jak brak kalibracji lub inspekcji Procesy podatne na błędy (pliki przesłane przez klientów), punkty krytyczne lub wąskie gardła, i/lub Brak krytycznego oprogramowania lub sprzętu.

Działanie Istnieje wiele powodów, dla których firmy nie podejmują działań. Nawet firmy, które zbierają dobre dane i identyfikują dokładne przyczyny źródłowe, nie zawsze podejmują działania. Moim zdaniem, podejmowanie działań opiera się na dwóch kluczowych czynnikach: posiadaniu jasnego zestawu priorytetów i poczuciu pilności. Firmy, które mają jasne priorytety (oparte na pomiarach) i poczucie pilności, podejmują działania. Zastanawiasz się, jak dobrze Twoja firma wypada na tle liderów, którzy opanowali te trzy kroki? Zadaj sobie te trzy pytania:

Jakie dane mierzymy w operacjach? Jeśli te liczby idą w górę lub w dół, co to oznacza i jakie działania z tego wynikają? Kiedy ostatni raz działaliśmy w oparciu o te liczby? Jeśli nie działamy w oparciu o te dane, to dlaczego je mierzymy?